制定：2025年9月8日
姫路なかにし矯正歯科（以下、「当院」）
当院は、患者さま・サイト利用者さま（以下総称して「皆さま」）の個人情報を適正に取り扱うことを社会的責務と考え、「個人情報の保護に関する法律」（以下、「個人情報保護法」）その他関係法令・ガイドラインに基づき、以下のとおりプライバシーポリシー（以下、「本ポリシー」）を定めます。医療機関としての守秘義務（刑法第134条等）も遵守します。
1. 適用範囲
本ポリシーは、当院の運営するウェブサイト（以下、「当サイト」）、LINE公式アカウント、予約・問い合わせフォーム、メール・電話・来院時のやり取り等、当院が提供する各種サービスに適用されます。
2. 取得する情報と取得方法
当院は、以下の情報を、当サイトのフォーム入力、LINEでのご連絡、メール・電話、来院時の問診票・同意書等を通じて取得します。
- 基本情報：氏名、ふりがな、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、保護者情報（未成年の場合）
- 医療情報：症状・既往歴・処方歴、検査・画像（レントゲン・口腔写真など）、診療記録、装置・治療計画、会計・受診履歴
- 予約・問い合わせ情報：相談内容、希望日時、来院履歴、アンケート回答
- 技術情報（Cookie等）：アクセス日時、閲覧ページ、リファラー、IPアドレス、端末・ブラウザ情報、Cookie・広告ID等（詳細は「10. Cookie等の利用」参照）
3. 利用目的
取得した情報は、以下の目的のために利用します。
- 矯正歯科診療（初診・検査・診断・治療・保定・アフターケア）の提供、院内運用
- 予約の受け付け、変更・キャンセル手続、本人確認・連絡
- 相談対応（無料個別相談含む）、お問い合わせへの回答、資料送付
- 会計・請求・領収処理、法令に基づく帳票作成・保存
- 医療の質向上・安全管理のための症例検討、研修、院内統計（特定の個人を識別できない形での利用を含む）
- サービス改善、新機能・お知らせ等のご案内（配信停止はいつでも可能）
- 採用応募者対応、スタッフ管理
- 法令・ガイドラインに基づく対応（開示請求等）
※上記の範囲を超えて利用する場合は、事前に本人の同意を得ます。
4. 敏感情報（要配慮個人情報）の取り扱い
病歴・診療情報などの要配慮個人情報は、診療提供・安全管理・法令上必要な範囲でのみ取り扱い、適切な安全管理措置を講じます。
5. 安全管理措置
当院は、個人情報の漏えい・滅失・毀損の防止その他の管理のため、以下の措置を講じます。
- 組織的：個人情報保護管理者（院長）を設置、取扱規程の整備、アクセス権限管理、点検・監査
- 人的：スタッフ教育・誓約、退職者の権限失効、取り扱い記録の保全
- 物理的：保管庫施錠、媒体持出管理、入退室管理
- 技術的：通信の暗号化（TLS）、パスワード・多要素認証の導入、アクセスログ管理、マルウェア対策
万一、事故等が発生した場合は、被害の最小化に努め、速やかに原因究明・再発防止を行うとともに、必要に応じて関係当局・ご本人へ通知します。
6. 第三者提供
当院は、以下の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合、生命・身体・財産の保護のために必要な場合
- 公衆衛生の向上・児童の健全育成のため特に必要な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
- 共同・連携医療機関、検査機関、歯科技工所等への診療提供に必要な提供（必要最小限）
- 事業承継（合併・事業譲渡等）に伴う提供（受領者に同水準の管理を義務付け）
7. 委託先の監督
当院は、予約管理システム、クラウド型電子カルテ、画像保管、コールセンター等を外部に委託することがあります。この場合、委託先の選定基準を設け、契約により適切な安全管理措置と再委託管理を義務付け、監督します。
8. 共同利用
以下の範囲で共同利用することがあります。
- 共同利用する者の範囲：当院が連携する医療機関・検査機関・歯科技工所等
- 共同利用される項目：氏名・連絡先、診療に必要な医療情報、検査・技工指示に必要な情報
- 利用目的：診療の提供、検査・技工作業の実施、医療安全の確保
- 管理責任者：姫路なかにし矯正歯科 個人情報保護管理者（院長）
※共同利用の具体的な相手先は、診療時に必要に応じてご案内します。
9. 海外所在第三者への提供・サーバー保管
予約・解析・バックアップ等で海外にサーバー拠点をもつサービスを利用する場合があります。その際は、個人情報保護法に基づき、当該国の制度状況・受領者の体制確認等、同等水準の保護が図られるよう適切な措置を講じます。
10. Cookie等の利用（アクセス解析・広告を含む）
当サイトは、利便性向上・トラフィック分析・不正防止等のため、Cookieや類似技術を利用することがあります。
- 必要不可欠なCookie：サイトの動作・セキュリティに必要
- 機能・解析Cookie：閲覧状況の把握、サイト改善
- 広告関連Cookie：広告配信・効果測定
11. アクセス解析ツール・外部サービス
当サイトでは、アクセス解析ツール、地図・フォント・動画再生等の外部サービスを利用する場合があります。これらの事業者は、Cookie等を用いて匿名の統計情報を収集することがあり、事業者のプライバシーポリシーに従って取り扱われます。可能な限りIP匿名化等のプライバシー保護設定を行います。
12. LINE公式アカウントでのやり取り
当院のLINE公式アカウントでは、予約・相談・お問い合わせ対応のために、アカウント名、メッセージ内容、送受信時刻等を取得・確認します。診療上の詳細情報が必要な場合は、来院時や専用フォームでのご提供をお願いすることがあります。LINE社におけるデータ取扱いはLINE社の規約・ポリシーに従います。
13. 未成年の個人情報
未成年の方の情報は、原則として保護者の同意を得たうえで取得・利用します。治療に関する重要事項は、保護者の方にも丁寧にご説明します。
14. 保有期間
法令に定める保存期間（診療録等）および業務上必要な期間に限り保有し、不要となった情報は適切な方法で削除・廃棄します。
15. 開示等の請求（確認・訂正・利用停止など）
当院が保有する「開示対象個人情報」について、以下のご請求が可能です。
- 開示、利用目的の通知
- 訂正・追加・削除
- 利用停止・消去、第三者提供の停止
請求手続の際は、本人確認書類のご提示をお願いすることがあります。合理的な範囲で速やかに対応し、結果をご連絡します。法令に基づき応じられない場合は理由を説明します。
16. 法令遵守と継続的改善
当院は、関連法令・ガイドラインを遵守し、運用状況の点検・改善を継続します。本ポリシーは予告なく改定されることがあります。重要な変更は当サイト上でお知らせします。
17. お問い合わせ窓口
本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。
- 事業者名：姫路なかにし矯正歯科
- 個人情報保護管理者：院長 中西 泰之
- 所在地：〒671-1116 兵庫県姫路市広畑区正門通2丁目2−4
- 連絡方法：当サイトのお問い合わせフォーム または LINE公式アカウント